Produktivní pravidlo 80 : 20 aneb Jak s malými změnami udělat velké výsledky

Jedno z největších překvapení lidí, kteří pochopili pravidlo 80 : 20: Nepotřebuješ pracovat víc, stačí pracovat jinak – věnovat čas tomu, co Ti přináší výsledky, ne tomu, co k výsledkům nevede.
- Reklama -5

Poslední dva dny v Česku. Od soboty už Šanghaj, Hongkong, Peking, Si-an. A každý den heslo: Nepromarnit ani minutu. Takový bude můj leden. Ostatně, takový je můj život.

Když jsem před sedmi lety zakládal magazín FC a před rokem magazín Business Leaders, pokaždé jsem zdůrazňoval, že produktivita je něco, co beru velmi vážně. Potřebuji ji, abych lépe využíval čas a rychleji dosahoval cílů, které v životě mám.

Pokud si vzpomínáte, hned v prvních vydáních obou magazínů jsem ambiciózním lidem pokládal jednu otázku: Jaké minimální základní změny, myslíte, můžete dnes udělat, aby Vám přinesly co nejvíce výsledků?

Lidé nejčastěji opakují, že k úspěchu vede cesta jedině přes překonání vlastní lenosti, obejití vyčerpanosti, ignorování všech rozptylujících prvků. Jenže má to dvě ALE. Za prvé, každý jsme jiný. Za druhé, většina z nás zjišťuje, že když budeme pokračovat v tom, co jsme dělali doposud, a tak, jak jsme to dělali doposud, pak sice nejsme nejefektivnější, ale nějak fungujeme.

Když jsem já před lety začal optimalizovat svůj čas tak, abych stíhal svou práci, o které obvykle nepíšu, své soukromé priority a současně statisíce čtenářů a fanoušků FirstClassu, paradoxně jsem nic velkého nezměnil. Zaměřil jsem se na pár malých změn, které mi ale přinášejí většinu výsledků.

Tomu pravidlu se ostatně říká 80 : 20 a formuloval ho italský ekonom Vilfredo Pareto (1848 – 1923). Když začnete sledovat, čemu během dne věnujete svou energii, v poměru k tomu, jaký efekt Vám to přináší (i proto jsem vytvářel motivační diáře), zjistíte, že 80 procent svého úsilí (času) věnujete činnostem, které Vám přinášejí jen 20 procent výsledků (zisku). Cílem této změny je změnit poměr. Odhalit klíčových 20 procent činností, které Vám přinášejí 80 procent efektu, a těm se věnovat v mnohém větší míře, protože efekt pak naroste. Jinými slovy – čas lépe (doslova EFEKTivněji) využijete.

Jenže to má 4 podmínky. Popíšu Vám je.

1. Pusť se do práce

Budu upřímný: USKUTEČŇOVAT své cíle je těžké. Proto existují spousty technik, jak se rvát s vlastní averzí vůči práci. Prapůvod mají v jediné pravdě: První krok je vždycky nejdůležitější a nejtěžší, protože je krokem od ničeho k něčemu. Jak říkala legendární americká novinářka Mary Heaton Vorse (1874–1966), „umění psát spočívá v umění usadit své kalhoty na židli“. To je totiž první krok. Zdeněk Svěrák způsob, jak napsal spoustu scénářů, vysvětlil prostě: „Hlavně jsem začal psát. Cokoli. Jen psaním se něco napíše.“

Podstatou ovšem je, KDY se člověk rozhodne začít. Sám od sebe totiž má sklon k pohodlnosti, odkládání, raději bude dělat vše nedůležité než důležité. Jednat začíná často až tehdy, kdy se důležité stane urgentním. Když MUSÍ. Do té doby se snaží všemu, co je potřeba udělat, vyhnout.

Kdo si vede záznamy o svém čase (kdo se nebál mých motivačních diářů), pohlédl pravdě do očí. Ví, jak málo ve skutečnosti dělá pro své cíle. A to je dobře – alespoň si uvědomí, že MŮŽE DĚLAT VÍC. Proto jsem diáře tvořil.

Kdykoli odkládáme kroky, které jsou pro nás důležité, dovolujeme, aby naše cíle zůstaly neúplné. Smyslem tohoto prvního bodu tedy je ZAČÍT BEZ OHLEDU NA ČAS.

Můj tip: Přestaňme se na svůj cíl dívat v celku. Přestaňme ho vnímat jako obrovskou horu, kdy nám už jen představa, že bychom ji měli vyjít, bere dech. Učme se porcovat si velké cíle na maličké dílčí kroky. Z patra do patra taky nemusíme vyskakovat. Stačí postupně vyjít jednotlivé schody.

Jestliže vím, JAK MÁLO mi dnes stačí k tomu, abych se o kousek přiblížil svému velkému cíli, udělám to hned. To je první cesta, jak přestat marnit 80 procent svého času neefektivními činnostmi.

2. Vyrob si návyk

Chcete být úspěšní a produktivní nejen v jedné oblasti svého života, ale celkově jako lidé? Pak to, co se Vám začne dařit v jedné oblasti (dosahování jednoho konkrétního cíle), přeneste do běžného života.

Jak dlouho odkládám úklid garáže? Kolik dní se už vyhýbám tomu, abych si spočítal daňové přiznání? Návštěvu jakého filmu svým dětem slibuji už měsíce?

GTD (Get Things Done) neboli schopnost dokončovat je způsob všeobecného přemýšlení. Lidé, kteří prvního ledna začnou běhat, ale hned druhého přestanou, protože – krindapána – prší/sněží, mají vůli začít, ale ne pokračovat. Jediným způsobem, jak umlčet vlastní velkovýrobnu výmluv, je brát svůj přístup k rozhodování jako všeobecný systém.

Systém je jakákoli soustava činů nebo kroků, na které se v životě můžeme spolehnout a díky níž důsledně dosahujeme výsledků ve všech oblastech života. Kdo má tréninkový systém na budování svalů, objevil současně systém, jak dodržovat životosprávu, pěstovat vztahy, pracovat na sobě v zaměstnání nebo podnikání. Zkrátka tímto JEDNÍM systémem může začít uskutečňovat vše, co je pro něj důležité.

Dokončovací přemýšlení se stane jeho návykem, protože jej začne uplatňovat ve všech oblastech svého života. Získá disciplínu, sebekázeň, schopnost odstraňovat své nedostatky a zvětšovat své přednosti.

„Urgentní“ z jeho života téměř zmizí. Zůstane pouze „důležité“. Co není důležité, tomu se vyhýbá; co je důležité, to uskutečňuje. Z návyku se stane systém, ze systému návyk. To je druhá cesta, jak začít svůj čas využívat efektivně – především tím, co je pro nás důležité.

Návyk je vždycky těžké přeprat. Máme-li nějaký zlozvyk (chceme se zbavit kouření), musíme v mozku vyšlapat novou neurologickou pěšinu. Jako princ, který se pustil do boje s trním, aby se proklestil k Šípkové Růžence. Když včerejší úspěch s nekouřením zopakujeme dnes, zažijeme stejnou odměnu a tato nová neurologická cesta se trochu rozšíří. Učiní tak s každým dalším úspěchem v řadě. Čím širší je tato nová neurologická cesta, tím je pro nás snazší ji nazítří projít. Pravidelností tedy budujeme snazší zítřek. Nicméně, začít klestit tu cestu je těžké.

Můj tip: Najděme si jednu aktivitu, ideálně takovou, která podporuje některý z našich cílů (typicky: životospráva) a vyšlapávejme novou cestu. Mysleme na to, že hlavní je pravidelnost. Postačí zdánlivá maličkost: každé 2 hodiny vypít skleničku vody. Nejenže budeme hydratovaní, ale začneme trénovat myšlení na pozitivní návyk.

3. Dbej o náladu

Nálada je pocit. Pozitivní nálada je pozitivní pocit. Pozitivní pocity vytvářejí pozitivní myšlenky, pozitivní myšlenky ústí v pozitivní činy a pozitivní činy vedou k pozitivním výsledkům. Vida, kam až může vést takové vstávání z postele „dobrou“, či „špatnou“ nohou.

Na Pensylvánské univerzitě vypozorovali, že lidé s dobrou náladou mají lepší výsledky v práci, jsou úspěšnější v jednání s klienty (i po telefonu), zatímco lidé se špatnou náladou udělají méně práce, vyřídí méně úspěšných telefonátů a potřebují více přestávek během pracovního dne. Myslím, že to není žádný div.

Jsme-li šťastní a pozitivní, máme mnohem větší předpoklad uspět. I lékař s dobrou náladou, konstatovali Američané, je schopen dosáhnout přesné diagnózy u pacienta o 19 procent dříve (pacient se dříve uvolní a otevře, protože takovému lékaři spíše důvěřuje, že mu pomůže) než lékař se špatnou náladou. Mimochodem, optimističtí obchodníci vykazují o 56 procent vyšší úspěšnost než pesimističtí. Totéž se týká sebevědomých studentů před zkouškou. Jako by nálada ovlivňovala výkonnost mozku.

Můj tip: Experimentujme s hudbou, určitě existuje taková, která nás dostává do nálady. Dělejme si čas na cvičení, je to nejzdravější antidepresivum a stimulátor mozku. Zkoumejme, co nás rozesmívá, a tudíž zbavuje stresu. Smích okysličuje, vyplavuje endorfiny a uvolňuje svaly. Má vliv na celé tělo, nejen bránici.

A ještě něco: Když jsem tvořil motivační diáře, zakomponoval jsem do nich seznamy vděčnosti. Každý večer si napišme tři prožitky, za které jsme ten den vděční. Ať jsme zakusili cokoli, zjistíme, že ten den nebyl zbytečný – že nám dal nějakou zkušenost a energii. Je to způsob, jak se více zaměřit na to pozitivní, než destruktivně posté lamentovat nad tím, co se nám nepovedlo.

4. Odměň se

Odměna nejenže podporuje dobrou náladu, oceňuje návyk a zvyšuje chuť do práce (to jest motivuje všechny předchozí body), ale má ještě jeden podstatný benefit. Umožňuje zastavit se. Získat odstup a nadhled. Případně přehodnotit, zpřesnit cestu. Mimochodem, i odpočinek může být odměnou.

Kdykoli zapomínáme odměnit se, přehlížíme zásadní biologický fakt. Příroda ke svému rozvoji potřebuji změnu. Člověk vystavený dlouhodobému stereotypu (i pracovnímu) ztrácí drajv, výkonnost, produktivitu. I mozek, aby naostřil své závity, potřebuje regeneraci.

Jako mladý jsem na tento bod zapomínal. Byl jsem jako ten muž, který celý zpocený pižlá strom. Kolemjdoucí se ptá: „Co to děláte?“ Muž: „Řežu strom.“ Kolemjdoucí: „Jak dlouho už?“ Muž: „Pět hodin. Už jsem zničený. Je to strašná práce.“ Kolemjdoucí: „Ale vždyť máte tupou pilu. Proč si ji nenabrousíte? Pak byste ten strom pořezal jedna-dvě.“ Muž: „Nemám čas ani sílu na broušení. Copak nevidíte, kolik práce je s řezáním?“

Ostatně, už Abraham Lincoln (1809–1865) řekl: „Když mi dáte šest hodin na to, abych pokácel strom, strávím první čtyři broušením sekery.“

Uvědomit si, CO vlastně děláme, PROČ je to pro nás důležité a JAK bychom mohli dosáhnout ještě lepších výsledků, o tom je takzvaná produktivní přestávka. Spojená s odměnou chutná vůbec nejlépe.

(Proto letíme do jihovýchodní Asie v business třídě, volíme hotely, které si naše obchodní cíle zaslouží, a před volbou nového českého prezidenta na velvyslanectví v Pekingu poobědváme v The George.)

Nezapomínejme: Všichni máme stejně času – 24 hodin denně. O tom, jak ho využíváme, nejlépe vypovídá naše pravidlo 80 : 20. Zjistit, že jsme doposud většinou marnili čas, není negativní, ale pozitivní informace. Umožňuje nám začít s body 1 až 4. Před mnoha lety jsem takto začal i já. Tak proč byste to nedokázali Vy?

Tématu lepšího využívání času v každodenním životě se budeme obsáhle zabývat v příštím vydání magazínu FC Most přes minulost. Více o něm a možnosti získat ho ZDE.

Petr Casanova

- Reklama -