Videokonference: Finty, jak miliardáři šetří čas

- Reklama 4 -

KNOW-HOW BOHATÝCH. Petr Kellner má soukromé letadlo podle vlastních slov proto, aby hlava zůstala rychlá a mohl odpočatě jednat i po dlouhém letu. V Boeing Business Jetu, který si pořídil, jsou možné už i porady se spolupracovníky na zemi prostřednictvím videokonferencí. Jak až moc vlastně dokážou ušetřit čas?

Čas nejsou jen peníze. Čas je vzácný, neobnovitelný zdroj našeho života. Majitelé nebo manažeři velkých firem to vědí dvojnásob. Když proto mohou ušetřit čas strávený na cestách za zaměstnanci, partnery nebo zákazníky, dnes už čím dál častěji využijí možností videokonference. A tato investice se jim vyplácí – současné technologie totiž svojí kvalitou umožňují zážitek srovnatelný se živým setkáním.

Videohovory prostřednictvím internetu představují celkem běžnou záležitost. Odstěhovala se vám dcera do Ameriky? Alespoň se tedy občas můžete vídat naživo díky Skype nebo jiné aplikaci. Přeci jen je to trochu lepší než si jenom telefonovat. Videokonference využívají tento základní princip a pokračují dál. Především: do hovoru se může zapojit více účastníků naráz. To znamená, že na obrazovce pak neuvidíte jen jednoho, ale hned několik lidí a můžete si spolu povídat podobně jako na poradě. Přitom každý sedíte někde jinde u svého počítače. A když potřebujete, jeden z vás může třeba spustit sdílet s ostatními svoji plochu, tj. zpřístupnit všem to, co vidí na svém monitoru. Výčet možností využití videokonference tím narůstá.

Začněme u jednoduchých interních schůzek s kolegy nebo zaměstnanci. Pomocí videokonference můžete také úspěšně jednat se zákazníky a obchodními partnery, a přitom ani nevytáhnout paty ze své kanceláře. A také je to velice účinný nástroj vzdělávání. Proč posílat všechny zaměstnance na školení, když jim stačí dojít do videokonferenční místnosti nebo na svém počítači spustit potřebný program?

Software: od Skype po specializované programy

Nabídka na trhu v oblasti videokonferencí je poměrně pestrá. Najít ideální řešení nemusí být ani tak těžké, když víte, co chcete a kolik můžete investovat. Mnoha firmám stačí v nejlevnějším módu pořídit si potřebný program, obyčejná sluchátka s mikrofonem a webkameru. Dokonce také vestavěná kamera v notebooku může poskytovat uspokojivý obraz. Sluchátka nejsou naprostou podmínkou, ale protože mikrofon snímá zvuk i z reproduktorů, bez sluchátek vzniká nepříjemné echo. Náročnější zákazníci pak investují do specializovaného hardware – obrazovek, reproduktorů, kamer a dalších zařízení pro videokonferenční místnosti.

Pro jednoduché schůzky do deseti účastníků vám nakonec může bohatě stačit i zmiňovaný Skype. Mezi jeho výhody patří všeobecná obliba jeho bezplatné verze. Jednoduše řečeno nezaplatíte ani korunu za to, že můžete vidět svého blízkého žijícího třeba stovky kilometrů daleko. A pokud chcete uspořádat setkání pro více lidí, investujete jen asi stovku měsíčně do prémiového účtu. Ostatním účastníkům setkání bude stačit jejich starý Skype, který doposud používali zdarma. V průběhu hovoru si navíc můžete posílat vzkazy, dokumenty nebo sdílet pracovní plochu.

O něco sofistikovanější bývají aplikace určené přímo pro firemní účely. Často je nemusíte instalovat a pak platíte většinou měsíční paušál za jejich využívání – taková investice se pohybuje mezi několika stovkami až několika tisíci korun měsíčně podle maximálního počtu účastníků. Za všechny jmenujme WebEx nebo pro příznivce společnosti Microsoft produkt Lync Online, který je součástí balíčku kancelářských aplikací Office 365. Tyto aplikace přeci jen o něco více myslí na to, co firmy potřebují k efektivní spolupráci. Na virtuální tabuli píšete v průběhu setkávání poznámky pro ostatní. Kurzorem místo popisovače označujete místa, o kterých mluvíte. Anebo vzájemně sdílíte dokumenty – jednoduše je nahrajete do aplikace tak, že jsou ostatním kdykoliv k dispozici, aniž by je museli stahovat.

Využívání online služeb pro videokonference je jednoduché a rychlé, přesto lze dát přednost klasickému software. Také v této oblasti je z čeho vybírat. A protože se videokonference využívají pro širokou škálu účelů, určité firmy poskytují produkty specifikované pro různé potřeby – příkladem je český Onif. Kromě aplikace určené k běžným schůzkám nabízí speciální řešení pro online tlumočení. Ve video oknech se spojí účastníci hovoru včetně aktuálně volného tlumočníka a hovor může začít.

Speciální hardware zajistí nejvyšší kvalitu zvuku a obrazu

Tak se postupně dostáváme na vrchol. Když si kromě kvalitního software pořídíte i speciální videokonferenční zařízení – například od firmy Polycom – můžete získat takovou kvalitu zvuku a obrazu, že vám do autentického zážitku osobního setkání už moc chybět nebude. Investice do vybavení videokonferenční místnosti se sice pohybují v řádu stovek tisíc korun, ale v některých případech – třeba při setkáních top managementu – jde o využití více než účelné. Takovou videokonferenční jednotku například nedávno využila česká protikorupční policie při vůbec prvním online výslechu v policejní historii. Na dálku vyslechla svědka v případu muže obviněného z nekalého obchodování na amerických burzách. A s úspěchem, který hodlá opakovat. Tím, že celý tým nemusel letět do amerického Columbusu, totiž ušetřila policie okolo 80 tisíc korun. Jak vidno, videokonference šetří nejen čas…

Zvolit mezi videokonferenčními systémy jednoznačného vítěze, který by vyčníval zázračnou kombinací vysoké kvality a nízké ceny, asi možné není. Všechny z výše nabízených příkladů mají své nesporné klady i omezení. Obecně lze jen doporučit nejprve jasně pojmenovat své potřeby a možnosti a potom vybrat jeden nejlépe padnoucí systém – rozhodně není výhodné ani efektivní učit se pracovat s více nástroji najednou. A zda si pořídit videokonferenční místnost? Pak se rozhodujete mezi komfortem a flexibilitou. Sice si užijete skvělý zvuk i obraz, ale zapomeňte na to, že byste se k videokonferenci připojili z domova. Budete upoutáni k pěkné cele.

Videokonference dnes asi nejlépe nahradí tak těžko nahraditelné osobní setkání. Navíc je to i nástroj, který je na jednu stranu dostupný prakticky pro kohokoliv s přístupem k internetu a na stranu druhou dokáže vyhovět i těm nejnáročnějším požadavkům na kvalitu. Videokonferencemi ale vše teprve začíná. Pro skutečně efektivní práci a komunikaci na dálku je vhodné je kombinovat s online kanceláří Google Apps nebo Microsoft Office 365 a k tomu ve firmě podporovat vnitrofiremní komunitní sítě nebo online vzdělávání ve formě elearningu a webinářů. Pak teprve si můžete plně užívat komfortu práce nezávislé na místě a čase.

Řadu dalších obchodních fint i know-how prozrazujeme v každém tištěném FC. Tam ovšem uvádíme příklady, které nejsou pro každé oči.

Michal Martoch, autor je konzultantem Worklinesluzby.cz, zavádějící ve firmách nástroje pro snadnou práci přes internet (on-line kanceláře, webináře, elearning, videokonference apod.) a poskytující konzultace a školení

- Reklama 5 -